テレワークを実践するためのWeb会議システムを選定する5つのポイント | 沖縄のオフィス設計会社 マルゼンのノウハウをブログで公開

最近では、コロナウイルス対策として、
「オフィスに出社して業務を行う」という働き方が変わりつつあります。

その1つとして、「テレワーク」という働き方が注目されています。
テレワークとはオフィスに限らず自宅や出先でも働くことができる働き方です。

そのテレワークを実践するために必須となるツールが、「Web会議システム」です。
「Web会議システム」は離れた人と互いに顔を見ながらコミュニケーションを取ることができるツールのことを指します。

今回はテレワークを実践するためのWeb会議システムを選定する5つのポイントをご紹介いたします。


ポイント①安定した通信ができるWeb会議システムを選定する
　　　　　　　
Web会議でコミュニケーションを行う際に
「相手の表情が見えること」「音声が途切れないこと」が重要なポイントとなります。

Web会議システムは無料のシステムと有料のシステムがありますが、
相手の表情が見えて、音声が途切れないWeb会議システムを選定しましょう。

ポイント②簡単に使用できるWeb会議システムを選定する
　　　　　　　
Web会議システムは誰にでも簡単に使用することができるシステムを導入しましょう。
Web会議システムは、社内外問わず使用することが想定されます。
操作や設定が複雑なシステムを導入してしまうと、使用しなくなってしまいます。

Web会議システムを導入する前に、Web会議システムのデモンストレーションを受けるか、
実際に導入をしている企業に説明を受けましょう。

ポイント③活用用途に応じた最適な機能を備えたWeb会議システムを選定する
　　　　　　　
Web会議システムは、一般的な会議に限った用途だけではなく、あらゆる活用方法があります。
例えば、録画配信機能や相手の画面に資料を映す画面共有機能、遠隔で相手のパソコンを操作できるリモート操作機能といった機能を備えたWeb会議システムがあります。
Web会議を選定する際には、自社の活用用途に応じて、最適な機能を備えたWeb会議システムを導入しましょう。

ポイント④情報セキュリティ対策を考慮したWeb会議システムを導入する
　　　　　　　
Web会議では重要な内容を話し合ったり、機密事項を共有することが想定されます。
Web会議システムはインターネットを活用するため、
不正ウイルスへの対策や不正アクセスの防止といった情報セキュリティ対策が必須となります。
Web会議システムを導入する際には、価格や機能だけではなく
情報セキュリティ対策に問題がないシステムを導入しましょう。

ポイント⑤運用サポートを行っている会社からWeb会議システムを導入する
　　　　　　　
Web会議システムは導入後の運用が肝となります。
せっかく良いWeb会議システムを導入しても使いこなせなければ意味がありません。
Web会議システムを導入する際には、Web会議システムの良し悪しだけではなく、
運用サポートを行っている会社から購入しましょう。

弊社では、テレワークを実践するためのWeb会議システム選定や運用のサポートを行なっています。Web会議システムの選定・導入を検討されている方は私たちにご相談ください。
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