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オフィス移転・リニューアルする方は知っておきたい！失敗しない業者選び ３つのポイント
2018/03/10マルゼンでは仕事柄、たくさんのオフィス移転やリニューアルに携わってきました。
その中で、以前オフィス移転をした時の苦労話を聞いたり、
期日前なのに、全く準備が進んでいない移転プロジェクトに急遽サポートで入ることもあります。
誰しもが、「低コストで」「納期通り」「今よりいいオフィス」にしたいと思って、移転やリニューアルをすると思います。
しかし、現実は移転プロジェクトに苦労される方が多いです。
満足するオフィス移転やリニューアルをするためには
依頼する業者選びで８割決まると言っても過言ではありません。
それでは、どのような業者をパートナーに選べばいいのでしょうか？
移転で苦労しないために押さえておくべき業者選びの３つのポイントをご紹介します。
◆業者選びのポイント その１◆
『プロジェクトマネジメントができる会社か？』
移転・リニューアルの実行責任者の方は様々な業者とやり取りをすることになります。
家具メーカー、電気工事会社、内装工事会社、OA機器メーカー‥‥など。
相見積もりをするとなればさらにコミュニケーションを取る会社も増えますから、実行責任者は大変です。
移転業務に慣れない実行担当者が連絡をすべて行うことでミスが発生するリスクもあります。
うまく情報が伝わらなかったために見積もり金額よりも費用がかかったといった話はよくあります。
パートナーを選ぶ際にはプロジェクトにおける各社への連絡の一括窓口となってくれることを前提に選ぶと良いでしょう。
業務にも慣れているため、ミスも発生しません。実行担当者の時間も他の業務に割くことができ、結果的に割安になります。
◆業者選びのポイント その２◆
『どんなヒアリングをされるか？』
せっかく移転やリニューアルをするからには、以前のオフィスよりも、いいオフィスにしたいと誰しもが思います。
満足できるオフィスになるかどうかは、パートナーの力量次第と言っても過言ではありません。
パートナーの力量は、初回ヒアリングで何を聞いてくるかによって判断できます。
次のような”要件を定義するための質問”だけをされた場合は、
無難なオフィスになり、お客様の想いや要望が反映されない可能性が高いです
「職種別で必要な席数を教えてください」
「会議室はいくつ必要ですか？」
「社長室や応接室は必要ですか？」 など
お客様の理想のオフィス創りをサポートしてくれる会社は上記の質問に加え、次のような質問もします。
「こんなオフィスにしたいと思う理想のオフィス像はありますか？」
「現状のオフィスに対して感じている課題点や不便な点はありますか？」
「事業内容を教えてください」
「業績アップの肝となる要素はなんですか？」
「経営理念や大切にしている考え方を教えてください」 など
こういった質問をするパートナーは、お客様の想いをオフィスに落とし込もうという意思のあるパートナーと判断できます。
どのようなヒアリングをするかは大切なチェックポイントです。
◆業者選びのポイント その３◆
『施工管理の知見がある会社か？』
移転やリニューアルには必ず内装工事が伴います。
満足できるオフィスレイアウトプランであっても、プランどおり施工されない事や、
欠陥工事が発生して、最後に肩を落とすことはよくあります。
こういったトラブルに巻き込まれないためには
プラン作成をするパートナーが施工に明るく、施工管理ができることが必須条件です。
具体的には、下記を確認するといいでしょう。
・建築施工管理技士の資格を持っている社員がいるか？
・内装工事の施工事例が豊富にあるか？
失敗しないパートナー選びをして、後悔の無いオフィス創りをしてください！