社内コミュニケーションを活性化させる15の施策

マルゼンノウハウブログ

2020/11/19

弊社が働き方やオフィス環境のお手伝いをする際にお客様から寄せられる中で最も多い要望が社内コミュニケーションの活性化です。

とある統計調査でも約８割の企業様が社内コミュニケーションに課題を抱えていると回答しています。

社内コミュニケーションが不足することで、
「仕事が円滑に進まない」「人間関係が悪い」「すぐに社員がやめてしまう」
といった問題が発生します。

皆様も社内コミュニケーションを活性化させるために、社内イベントを開催したり、懇親会を開催したご経験のある方も多いのではないでしょうか？

しかし、なかなか社内コミュニケーションが活性化せずにお悩みを抱えている企業様も多いのではないでしょうか？

今回は社内コミュニケーションを活性化させる15の施策をご紹介いたします。

施策①ビジネスチャットを活用する

ビジネスチャットとは、業務利用を目的としたコミュニケーションツールです。1対1でやり取りを行ったり、複数人でやり取りできるグループチャット機能があります。

ビジネスチャットはメールと比べて、会話調で気軽に話ができることが特徴です。そのため、堅苦しさがなく、会話のラリーが続きやすいので、コミュニケーションの活性化に繋がります。

施策②Web会議システムを活用する
Web会議システムとは、離れた場所で働く社員同士が顔を合わせて会議を行うことができるツールです。在宅勤務や出張などの理由で対面での打ち合わせができない場合でも、Web会議システムを活用することにより、対面での打ち合わせのように顔を見ながらコミュニケーションを図ることができます。
　　　　　　　

施策③1on1ミーティングを実施する
1on1ミーティングとは上司と部下が１対１で行うコミュニケーションのことです。これまでの１対１のミーティングでは、上司が部下に対して一方的に指摘することが中心的になってしまいがちです。そのため、上司が話す割合が高いことが特徴です。しかし、この1on1ミーティングは、上司から話すのではなく、部下の現状や悩みを聞いてアドバイスをすることを目的としたミーティングです。最近では1on1ミーティングを実施することで、部下が上司に対して「相談しづらい」という関係を改善できることからコミュニケーションの活性化に繋がると注目を集めています。
　　　　　　　

施策④フリーアドレス制を導入する　
フリーアドレス制とは、固定席を設けずに社員が自由な席で働くことができるオフィスレイアウトです。社内コミュニケーションは、隣に座っている社員と行うことが一般的です。フリーアドレス制を導入することで、毎日隣に座る社員が変わります。そのため、特定の社員間に偏らずにコミュニケーションを図ることができ、社内コミュニケーションの活性化に繋がります。また、フリーアドレス化を導入しても、固定席になるケースも多いです。それを防ぐために毎朝くじ引きで席を決めるといったルールを設けることで、固定席化を防ぐことができます。
　　　　　　　

施策⑤社内部活動を導入する
とある企業様では、社内部活動を導入したことで離職率を減少することに成功しています。縦割り業務の会社では、社内部活動を導入することで、部署に関係なく横のつながりが形成できるメリットがあります。そのため、社内部活動を導入することで社内コミュニケーションを活性化させることができます。
　　　　　　　

施策⑥拠点間Web会議システムを導入する
拠点間Web会議システムとは、Web会議システムを活用して、各拠点の映像や音声を接続してコミュニケーションを図る方法です。拠点との距離が離れていても近くに感じるだけではなく、別拠点の社員間が同じ拠点にいるようにコミュニケーションを図ることができます。　
　　　　　　　

施策⑦サンクスカードを導入する
サンクスカードとは、社員から社員への「感謝の気持ち」をカードに書いて伝えるものです。サンクスカードを直接渡したり、社内に掲示する方法があります。コミュニケーションを活性化させるきっかけになるだけではなく、感謝の気持ちを伝えることで、良い社風づくりにも役立ちます。
　　　　　　　

施策⑧1on1ランチを実施する
1on1ランチとは、社員全員や部署全員とランチに行く制度のことです。この制度を作ることにより、全員と1対1のコミュニケーションを取らせることができます。普段話さない同僚と食事をしながらコミュニケーションをする機会を作ることができるため、コミュニケーションを図りやすくするきっかけとなります。
　　　　　　　

施策⑨社内にカフェスペースを設置する
社内にカフェスペースを設置することで、社内コミュニケーションの活性化を図ることができます。社内のカフェスペースは、社内の人間が自然と集まるスペースとなり、偶発的なコミュニケーションの頻度が増えます。また、部署に関係なく社内のあらゆる従業員が集まる場所となるため、社内全体のコミュニケーションの活性化に繋がります。
　　　　　　　

施策⑩複合機周りに滞在スペースを設ける
複合機周りは部署に関係なく、社内のあらゆる人が集まる場所です。その複合機周りに作業台やカフェコーナーなどを設置して、滞在することができるスペースを設けましょう。この滞在スペースを設置することにより、社員の偶発的な出会いの機会を作ります。何度も接触する機会を重ねることでコミュニケーションが活性化していきます。　
　　　　　　　

施策⑪立ち話スペースを設ける
立ち話スペースとは、肘くらいの高さで、立ちながら業務ができるデスクです。5～10分で済むようなミーティングや業務の確認などを行うのに最適な環境を作ることができます。会議室では大げさなちょっとした打ち合わせができるスペースを設置することで、社内のコミュニケーション頻度を高めることができます。
　　　　　　　

施策⑫ウォーキングミーティングを実施する
とある会社では、コミュニケーションの一環として、野外を歩きながら会議を行うウォーキングミーティングを行っています。このウォーキングミーティングを実施することで、従業員同士が歩きながら自然にコミュニケーションを行うことができます。また、上下関係に縛られずに、リラックスした雰囲気で意見交換をすることができるメリットがあります。当該企業様では、毎朝の定例会議で1時間ほど、ウォーキングミーティングを実施しています。また、運動をすると頭脳の働きが活発になることが科学的にも証明されており、良いアイデアが出やすくなります。
　　　　　　　

施策⑬社内イベントを実施する
社内イベントもコミュニケーション活性化として有効な手法の１つです。不定期に開催される飲み会だけではなく、部署を横断したBBQ大会や社内運動会など、様々な種類のイベントを実践しましょう。普段接する機会のない人でも、社内イベントをきっかけに打ち解けることができ、コミュニケーションの活性化につながります。
　　　　　　　

施策⑭社内報を実施する

社内報は昔ながらのコミュニケーションを活性化する施策です。会社方針だったり、他部署の活動を全社員に共有することは難しいものです。こういった情報を社内報で伝えることで会社の取り組みを社内に伝えることができます。

また、他部門の取り組みを知ることで、部署間のコミュニケーションの活性化に必要となる会話のきっかけ作りにも役立ちます。

施策⑮慰安旅行を実施する
慰安旅行は、会社から離れてコミュニケーション図るための絶好の機会です。観光地に行くことで、開放的な気分になるため、普段会話しないような社員とも自然と会話が弾んでいきます。また、同じ体験を共有することができるため、仕事が始まっても会話のきっかけが生まれ、社内のコミュニケーション活性化につながります。
　　　　　　　

他にも社内コミュニケーションを活性化させる施策はあります。
弊社では社内コミュニケーションを活性化させるICTツールやオフィス環境のサポートを行っています。社内コミュニケーションに課題を抱えている企業様はお気軽にご相談ください。