沖縄県　那覇市　新都心でオフィス設計をしているマルゼンの真栄平です。

 

本日はペーパーレスについてお話いたします！(^o^)／

テレワークという言葉をよく耳にするようになった最近よりも更に以前から「ペーパーレス」という言葉は

よく話題になっていたと思います。

紙媒体として扱っていたデータをクラウド等を活用して電子媒体として編集・閲覧ができるようにする環境。

 

 

「ペーパーレス化した方が良いのは分かっているけどなかなか始められない」

「特に不便を感じているわけでもないし…」

 

と、思っている企業様もいらっしゃるのではないでしょうか。

しかし、そう思っていたのはもう過去の話ですよね！(/・ω・)/

 

新型コロナウイルス対策としてテレワークが推進される昨今では、テレワークを始めるために

ペーパーレス化が大前提となっています。

 

「すぐにでもペーパーレス化をしなければ！でもどうやって？」

 

そう思ってらっしゃる企業様のために少しだけペーパーレス化の導入方法についてご紹介いたします。

 

 

①紙書類の整理

　現在使用している紙書類の整理を行いましょう。まずは不要な紙書類を捨てることが第一ステップです。

　↓

②整理した紙書類の分類

　紙書類を整理した後は、オフィス内で管理しなければならない書類と書庫や倉庫で保存する書類に分けましょう。

　↓

③ペーパーレス化ツールの選定

　次に紙書類を電子化するためのツールを導入しましょう。

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④電子化するルールの決定

　一言で電子化すると言っても費用や時間的なコストはかかります。そのため、電子化する文書のルールを決めましょう。

　↓

⑤共有権限を決める

　社内で管理している文書の中には不特定多数の社員が閲覧できる状態が好ましくないものもあります。誰が閲覧、編集できるのかを決めておくことが大切です。

　↓

⑥スモールスタートで導入する

　いきなり全ての書類を電子化すると現場の社員が戸惑ってしまいます。まずは業務フローに与える影響のすくない業務からスタートしていきましょう。

 

 

以上、とてもとても簡単にではありますが、ペーパーレス化の導入方法についてご紹介しました。

弊社では中小企業のためのテレワーク導入をサポートいたします。

その中でペーパーレス化についてもサポートさせていただきますのでお気軽にご相談ください。

 

また、テレワークを検討されている中小企業の皆さまへ向けたセミナーも開催しております。

まずはセミナーにご参加いただき、導入への第一歩としていただけたらと思います♪(*´▽｀*)

 

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