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フリーアドレス制を成功させる5つのポイント

2020/02/05

近年のオフィス環境は、フリーアドレス化が進んでいます。
フリーアドレス制を導入した企業様も多いのではないでしょうか?
       
まだ、導入されていない企業様もフリーアドレス制のメリットについて
ご存じの方も多いと思います。

フリーアドレス制の代表的なメリットを挙げると、
「オフィスの省スペース化が図れる」
「特定の社員間に偏らずにコミュニケーションの活性化を図ることができる」
「今までにない新たなアイデアが出てきやすい」

といったメリットがあります。

当たり前ですが、メリットがあれば当然デメリットもあります。

フリーアドレス制を導入した企業様は、
下記のようなお悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか?

◆フリーアドレス制を導入したが、固定席化してしまった
◆会話ばかりで業務に集中出来ていない社員がいる
◆そもそもフリーアドレス制に向いていない部門がある
◆書類の保管場所がなくなって困っている
◆社員がどこに座っているか分からず、勤怠管理ができない

私共も仕事柄、多くの企業様からのご相談を受けるのですが、
上記のような課題を聞く機会が増えました。

今回は、フリーアドレス制のメリットを最大限発揮させるため、
フリーアドレス制を成功させる5つのポイントについてご紹介します。

成功のポイント① 毎日同じ席に座らないための仕組みづくり
フリーアドレス制の最大のメリットは、
特定の社員間に偏らずにコミュニケーションを取ることができ、
コミュニケーションの活性化を図れることです。

しかし、フリーアドレス制を導入すると、特定の社員が毎日同じ席に座り、
固定席化してしまうことがあります。

そのため、フリーアドレス制の効果を実感する前に固定席に戻してしまい、
「自社ではフリーアドレス制の導入に向いていなかった」と断念される
企業様が多くいらっしゃいます。

まず、フリーアドレス制導入を成功させるためには、
毎日同じ席に座らないための仕組みづくりを行いましょう。

具体的には、座席が固定しないように、
席を自動的に決める簡単なシステムを導入したり、
くじ引きを導入して座席を決めるようにしましょう。

実際にくじ引きを導入した企業様では、
毎朝くじを引き、社員様が座る席を決めるようにしています。

その結果、同じ席に座ることがなくなり、
毎日違う社員とのコミュニケーションを図ることができ、
フリーアドレス制のメリットを最大限活用することが出来ました。
       


成功のポイント② 集中スペースを設置する
フリーアドレス制を導入した際のデメリットとして、
集中して行わなければならない業務の生産性が下がることがあります。
話しかけられたり、人の会話が気になり、業務に集中できないことがあります。

社員同士のコミュニケーションの活性化が図れることも大事ですが、
同時に社員様が集中して業務できるスペースを用意してあげることも重要です。
そのため、オフィスには集中スペースを設置しましょう。

オフィススペースに余裕のある企業様は、集中ブースを設置し、
オフィススペースに余裕のない企業様は、窓際にカウンター席を設置しましょう。
       


成功のポイント③ 重要書類を扱う部門は固定席化する
フリーアドレス制を部門関係なく、一律に導入しようとされる企業様もいます。
確かに、フリーアドレス制のタイミングでペーパーレス化を成功させれば、
部門関係なく、導入できると思いがちです。

しかし、経理部のように重要な書類を扱う部門の場合には、
電子化できない書類が沢山あり、毎日席を変更することは現実的ではありません。

そのような部門にはフリーアドレス制を導入せずに固定席化しましょう。
とはいっても、このような部門とのコミュニケーションの活性化を図りたい
企業様も多いと思います。

経理部門とのコミュニケーションの活性化を図るために、
文房具やゴミ箱、複合機といった
どの部門の社員様が使用するモノを近くに設置しましょう。

経理部門の周りに人が集まる工夫をすることにより、
経理部門とのコミュニケーションの活性化を図ることができます。
       


成功のポイント④ ペーパーレス化を図る
フリーアドレス制が固定席化しやすい理由として、下記が挙げられます。
・前日に座っていた社員の書類が机上に置いてあり、他社員が座りづらい
・毎日サイドワゴンを移動させる手間があり、社員様が面倒に感じる

フリーアドレス制を成功させるためには、
ペーパーレス化することが重要なポイントとなります。

ペーパーレス化を図るために、下記を行いましょう。
1.不要な書類を処分する
普段、社員様が持っている書類の中には不要なものや他社員が持っている書類を
保管しているケースがあります。

そのため、不要な書類を処分し、個人で保管しない書類のルールを決めましょう。

2.紙を電子化するためにクラウド型サービスを導入する
ビジネスを行う上で処分することの出来ない書類が多々あります。
その中で紙として保管する必要のない書類はスキャンをして電子化しましょう。

そして、電子化した書類はクラウド型のサービスを活用して、
パソコンの中で閲覧できるようにしましょう。

上記を行うことにより、ペーパーレス化を実現することができます。

また、紙として保管しなければならない書類は、
個人用のロッカーやレターケースをオフィスに設置して、
必要最低限のスペースで保管できるようにします。
       


成功のポイント⑤ モバイルワーク化をする
フリーアドレス制を行うためにモバイルワーク化は必須となります。
モバイルワークとは、場所に固定業務ができるワークスタイルのことです。

モバイルワーク化を実現するためには、デスクトップパソコンを廃止し、
ノートパソコンを導入することが必須となります。

デスクトップパソコンではなく、ノートパソコンを導入することにより、
場所に捉われずに業務を行うことができます。

また、有線LANから無線LAN化することにより、
配線を気にせずに自由に席を移動するモバイルワーク化を実現することができます。
       

上記がフリーアドレス制を成功させるポイントです。

しかし、フリーアドレス制は企業様のビジネス内容や
どのような職種がいるのかによって、最適な導入方法がことなります。

弊社では、フリーアドレス制を導入してきた実績が豊富にあります。
「フリーアドレス制が定着しない」「導入に失敗してしまった」
といったお悩みがあれば、

弊社が他企業様の事例をもとに最適なアドバイスをすることもできます。

弊社のサービス案内は下記をご覧ください。
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