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社員の離職防止につながるオフィス環境の創り方

2019/07/07

社員の離職で悩む経営者の方は多いのではないでしょうか?

近年は人手不足で、転職をするには困らないご時勢です。
実際に、多くの方が転職をすることで年収アップしています。

弊社も中小企業ですが、会社を少数で運営している中小企業にとって、1人の離職による影響は大きいです。
優秀な社員の離職によって業績が傾いてしまうこともあります。
また、会社の未来を見据えて育成していた20代~30代の若手社員の離職は手痛いものです。

退職理由の多くは「家庭の事情」「やりたいことが見つかった」などといったものが多いです。
しかし、退職の本音の理由を調査したアンケートによると、
「上司と合わなかった」「トップと合わなかった」「職場の人間関係がうまくいかなかった」といった
”人間関係”に関する離職理由が上位を占めています。

良好な人間関係の職場作りをすることで、離職を防ぎ、社員の定着率アップをすることが可能です。

実は、オフィス環境とオフィスの運用方法の工夫で、良好な人間関係を構築することができます。

良好な人間関係を築くための第一歩はコミュニケーションです。

コミュニケーション不足は、あらゆる人間関係の悩みを生み出してしまう要因です。

人は、日々話している人に対する配慮はできますが、
あまり話したことが無い人に対しては、簡単に攻撃的になってしまうそうです。
SNSやインターネット上の掲示板での誹謗中傷は、相手を知らないから過熱してしまうのでしょう。

そのため、人間関係が良好な職場を作り、社員の定着率を高めるためには、
コミュニケーションの活性化がポイントとなります。

部門や年齢、性別、入社時期、働くフロアが違う社員同士は、コミュニケーションが希薄になりがちです。
普段は距離がある社員同士でも自然と会話が発生するような工夫が重要です。

オフィスのレイアウトや環境整備の工夫次第でコミュニケーションの活性化を図ることができます。
今回は、コミュニケーション頻度を増やし、社員の定着率を高めるオフィス空間の施策をご紹介します。


       


施策① 偶発的に出会うスペースを設ける
ドリンクコーナーや複合機、自販機、ゴミ箱などは部署を問わず人が集まってくるスペースです。
ここに休憩スペースや雑誌コーナー、掲示板などを設置し、人が滞在するスペースを設置します。
滞在スペースを設置することにより、社員の偶発的な出会いの機会を作ります。
最初はコミュニケーションが無くても、何度も偶発的に接触する機会を重ねることでコミュニケーションは発生します。

       


施策② 立ち話スペースを設置する
スタンディングデスクや肘までの高さの収納庫を活用し、立ち話をするスペースを設置しましょう。
本格的な会議ではなく、5~10分で済むようなミーティングや業務の確認などを行うのに最適な環境です。
「会議室を予約するほどでもないけど、話したい」という時にこういったスペースがあると、
コミュニケーションが発生し、コミュニケーション頻度を高めることができます。
仕事に関するコミュニケーション不足による退職を減らすことができます。

       


施策③ カフェスペースを設置する
社内のカフェスペースは部署を問わず社員が集まるため、コミュニケーションを発生させる場所として最適です。
ゆっくりと話せる落ち着いた環境をつくることにより、
しっかりとしたコミュニケーションを取ることができるため、社員間の人間関係も良好になります。
実際にカフェスペースを設置したお客様から、社内コミュニケーションが増え、
人間関係で悩む社員が減ったというお声をいただいています。

          

施策④ 1on1ミーティングを実施する
1on1ミーティングとは、上司と部下による1対1の対話型のミーティングで、
最近注目をされているマネジメント手法です。
通常の面談とは異なり、上司が部下の仕事ぶりに対してフィードバックを行うのではなく、
部下が上司に対して自分の考えを話すことが中心となります。
1on1ミーティングは30分ほどの短時間で、週に1回~月1回ほどの短いサイクルで実施します。
上司が部下の話を聞く1on1ミーティングの目的は、部下の成長促進や、悩みや不満の早期把握を目的としています。
1on1ミーティングのポイントは他の社員には話の内容を聞かれない個室で実施することです。
制度だけ取り入れるのではなく、1on1ミーティングに最適なスペースを会社に設けましょう。

       


施策⑤ フリーアドレス制を導入する

フリーアドレス制は、社員が個々の自席を持たず自由に働く席を選択できるワークスタイルです。
従来の固定席とは異なり、毎日隣に座る社員が変わるため、コミュニケーションを取る同僚の幅を広げることができます。
このフリーアドレス制を導入する際には、毎日同じ席に座ってはならないといった社内ルールを整備することがポイントです。
ルールを設けないと、徐々に固定席化してしまうという問題が必ずといっていいほど発生します。
実際にフリーアドレスを導入した企業様の社員にアンケートを取ったところ、
「毎日いろいろな人とコミュニケーションが取れて楽しい」「毎日が新鮮に感じる」といった理由で、9割の方が満足していると答えています。

       


上記のような施策を取り入れることで、社内コミュニケーションが活性化し、
人間関係が良好な職場になります。結果として社員の離職を減らすことが可能です。
社員の離職防止につながるオフィス創りはお任せください。
https://www.maruzen-office.jp/

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